БЕЗ БУМАГИ / 29 ноября 2018 г., Москва
Ежегодная конференция о лучших практиках
внедрения электронного документооборота
внедрения электронного документооборота
ИТОГИ КОНФЕРЕНЦИИ
29 ноября 2018 г. более 300 делегатов приняли участие в конференции "Без бумаги", посвященной лучшим практикам электронного документооборота.
Изменения в законе об электронной подписи, документооборот с нерезидентами, специфика обмена данными для учета маркированной продукции, а также успешные проекты внедрения неформализованных документов составили программу мероприятия.
Плюсы и минусы двух концепций решения задачи управления полномочиями подписантов обсудили участники первой сессии:
Федор Новиков (ФНС), Анастасия Лабуцкая (СКБ Контур),
Иван Янсон (Сбербанк), Юрий Маслов (КриптоПро), Максим Букин (КОРУС Консалтинг СНГ).
Текущая версия проекта изменений закона об электронной подписи предполагает, что для подписания документов будут использоваться две подписи. Сотрудники компаний будут использовать сертификаты физлиц и машиночитаемые доверенности для подтверждения их полномочий. А генеральные директора также использовать сертификаты физлиц, но в сочетании с подписями юрлиц, в которых будет указано их имя. Причем КЭП для юрлиц будет выдавать только удостоверяющий центр ФНС.
Одна из задач этой концепции – ликвидировать мошеннические схемы, при которых выдача сертификатов представителям юрлиц происходит без ведома их владельцев, а значит, с нарушением их прав.
Альтернативное решение, которое предлагают операторы ЭДО и Сбербанк, – это использование атрибутных сертификатов, которые позволяют управлять полномочиями. Они могут быть привязаны как к сертификату ЭП, так и непосредственно к его обладателю.
Федор Новиков (ФНС), Анастасия Лабуцкая (СКБ Контур),
Иван Янсон (Сбербанк), Юрий Маслов (КриптоПро), Максим Букин (КОРУС Консалтинг СНГ).
Текущая версия проекта изменений закона об электронной подписи предполагает, что для подписания документов будут использоваться две подписи. Сотрудники компаний будут использовать сертификаты физлиц и машиночитаемые доверенности для подтверждения их полномочий. А генеральные директора также использовать сертификаты физлиц, но в сочетании с подписями юрлиц, в которых будет указано их имя. Причем КЭП для юрлиц будет выдавать только удостоверяющий центр ФНС.
Одна из задач этой концепции – ликвидировать мошеннические схемы, при которых выдача сертификатов представителям юрлиц происходит без ведома их владельцев, а значит, с нарушением их прав.
Альтернативное решение, которое предлагают операторы ЭДО и Сбербанк, – это использование атрибутных сертификатов, которые позволяют управлять полномочиями. Они могут быть привязаны как к сертификату ЭП, так и непосредственно к его обладателю.
Слева направо: Иван Янсон (Сбербанк), Анастасия Лабуцкая (СКБ Контур), Федор Новиков (ФНС).
По часовой стрелке: Алла Крыжановская, Научный руководитель, “Право высоких технологий". Артем Андреюк, Руководитель международных проектов. “КОРУС Консалтинг СНГ". Александр Малахов, Аналитик, “Газинформсервис", Ольга Дудкина, Менеджер по развитию, "СКБ Контур".
Трансграничный документооборот сейчас почти никак не регламентирован, если не считать рамочное соглашение в Азиатско-Тихоокеанском регионе и протокол об информационном взаимодействии в рамках ЕАЭС. Несмотря на это, компаниям стоит грамотно оценивать свои риски, и если переход на ЭДО с нерезидентами дает значительные выгоды, руководствоваться принципом: "все что не запрещено - разрешено", считает Алла Крыжановская ("Право высоких технологий").
Начиная с этого года операторы стали предлагать своим клиентам обмен электронным юридически-значимыми документами с нерезидентами. В своей презентации Ольга Дудкина (СКБ Контур) рассказала о проектах обмена первичными и неформализованными документами, в которых нерезидент использовал российскую неквалифицированную подпись. Легитимность обмена обеспечивало трехстороннее соглашение контрагентов и оператора.
Артем Андреюк (КОРУС Консалтинг СНГ) рассказал о планируемых проектах ЭДО (в том числе обмен УПД) со странами ЕЭАС с участием доверенной третьей стороны. В зависимости от того, с какой страной какая операция оформляется (экспорт или импорт), используются разные форматы документов.
Призывать нерезидентов использовать единый криптографический стандарт - это значит нарушать суверенитет других государств, кроме того, это сложно реализовать, ведь необходимо выработать единое описание полей и политик сертификата, - считает Александр Малахов из компании "Газинформсервис" (одного из двух российских операторов в статусе доверенной третьей стороны).
Экспорт и импорт средств криптозащиты - тоже сложное решение, так как требует коммуникаций точка-точка. Решить задачу обеспечения юридической значимости трансграничного ЭДО могут операторы, которые функционируют по принципу ДТС - проверяют действительность национальных сертификатов, получают штамп времени и формируют отчеты о проверке, а затем подписывают их и передают другой стороне также через ДТС.
Начиная с этого года операторы стали предлагать своим клиентам обмен электронным юридически-значимыми документами с нерезидентами. В своей презентации Ольга Дудкина (СКБ Контур) рассказала о проектах обмена первичными и неформализованными документами, в которых нерезидент использовал российскую неквалифицированную подпись. Легитимность обмена обеспечивало трехстороннее соглашение контрагентов и оператора.
Артем Андреюк (КОРУС Консалтинг СНГ) рассказал о планируемых проектах ЭДО (в том числе обмен УПД) со странами ЕЭАС с участием доверенной третьей стороны. В зависимости от того, с какой страной какая операция оформляется (экспорт или импорт), используются разные форматы документов.
Призывать нерезидентов использовать единый криптографический стандарт - это значит нарушать суверенитет других государств, кроме того, это сложно реализовать, ведь необходимо выработать единое описание полей и политик сертификата, - считает Александр Малахов из компании "Газинформсервис" (одного из двух российских операторов в статусе доверенной третьей стороны).
Экспорт и импорт средств криптозащиты - тоже сложное решение, так как требует коммуникаций точка-точка. Решить задачу обеспечения юридической значимости трансграничного ЭДО могут операторы, которые функционируют по принципу ДТС - проверяют действительность национальных сертификатов, получают штамп времени и формируют отчеты о проверке, а затем подписывают их и передают другой стороне также через ДТС.
На сессии "Маркировка и обмен данными" эксперты по внедрению систем прослеживаемости в ритейле обсудили основные проблемы, связанные с учетом маркированной продукции, в том числе оформление расхождений, обнаруженных на кассе и при инвентаризации, возвращение в оборот (cash&carry), возврат покупателем и другие операции.
Виталий Билевич, (Бристоль):
- Для целей маркировки не нужно использовать УПД и другие ЮЗД, удобнее использовать EDI. Ведь основная задача УПД - это начисление налогов. А из-за логистических ошибок мы вынуждены будем использовать больше документов, все корректировки и исправления будут попасть в книгу покупки и продаж. Нужно логистику отделить от бухгалтерской информации.
Андрей Николайчик, (X5 Retail Group):
- На мой взгляд, вопрос о разделении логистической и бухгалтерской информации несколько опоздал, так как УПД уже соединил в себе накладную и счет-фактуру. Хотелось бы, конечно, разделить эти два процесса и два документа. Но главное, чтобы весь обмен данными происходил в электронной, а не квази-электронной форме, вроде переписки по почте для выяснения, те ли марки или КИЗы используются.
Главная проблема, которую я вижу, это замедление оборота маркированной продукции на протяжении всей цепочки поставок. Очевидно, что никто не будет сканировать все потребительские единицы, это безумие. Мы однажды провели эксперимент: одну фуру алкоголя у нас пять человек сканировали две недели. Да, мы можем на приемке считывать агрегированные коды, но тогда мы вынуждены будем играть в игру "верю-не верю". Ведь если предыдущее звено ошиблось в агрегации, в итоге ответственность будет ложиться на розничную сеть, когда на кассе обнаружится, что отсканированный код за ней не числится. У нас обязательно будет выборочный контроль, то есть мы будем открывать коробки, поэтому скорость движения товара снизится.
Владимир Антонов, (Metro Cash&Carry):
- Практически параллельно мы запустили проект поштучного учета алкоголя и начали участие в эксперименте по прослеживаемости табачных изделий. Проекты очень похожи. По алкоголю у нас уже начались поставки продукции с новыми марками, и надо сказать, что замедления процесса приемки не произошло, мы рассчитываем, что и с сигаретами таких проблем не возникнет.
Что на самом деле беспокоит – это отсутствие разделения проекта на этапы. По существующему законодательству, уже с 1 марта и производители, и оптовики, и розничное звено должны одновременно заработать. И не маркированных остатков не должно оставаться. Очевидно, что сразу это сделать невозможно, переход должен быть поэтапный, и это необходимо закрепить законодательно.
Андрей Кириллов, (ЦРПТ):
- Шансы того, что обязательный переход всех звеньев цепочки поставок на учет маркированного табака произойдет с 1 марта, ничтожно мал. Проработана схема поэтапности. Основная проблема, с которой мы сейчас работаем – это что делать с немаркированными остатками и каким образом обеспечить параллельный оборот маркированных и не маркированых товаров. До марта нормативно-правовые акты для организации параллельного хождения маркированной и не маркированной продукции будут приняты.
Виталий Билевич, (Бристоль):
- Для целей маркировки не нужно использовать УПД и другие ЮЗД, удобнее использовать EDI. Ведь основная задача УПД - это начисление налогов. А из-за логистических ошибок мы вынуждены будем использовать больше документов, все корректировки и исправления будут попасть в книгу покупки и продаж. Нужно логистику отделить от бухгалтерской информации.
Андрей Николайчик, (X5 Retail Group):
- На мой взгляд, вопрос о разделении логистической и бухгалтерской информации несколько опоздал, так как УПД уже соединил в себе накладную и счет-фактуру. Хотелось бы, конечно, разделить эти два процесса и два документа. Но главное, чтобы весь обмен данными происходил в электронной, а не квази-электронной форме, вроде переписки по почте для выяснения, те ли марки или КИЗы используются.
Главная проблема, которую я вижу, это замедление оборота маркированной продукции на протяжении всей цепочки поставок. Очевидно, что никто не будет сканировать все потребительские единицы, это безумие. Мы однажды провели эксперимент: одну фуру алкоголя у нас пять человек сканировали две недели. Да, мы можем на приемке считывать агрегированные коды, но тогда мы вынуждены будем играть в игру "верю-не верю". Ведь если предыдущее звено ошиблось в агрегации, в итоге ответственность будет ложиться на розничную сеть, когда на кассе обнаружится, что отсканированный код за ней не числится. У нас обязательно будет выборочный контроль, то есть мы будем открывать коробки, поэтому скорость движения товара снизится.
Владимир Антонов, (Metro Cash&Carry):
- Практически параллельно мы запустили проект поштучного учета алкоголя и начали участие в эксперименте по прослеживаемости табачных изделий. Проекты очень похожи. По алкоголю у нас уже начались поставки продукции с новыми марками, и надо сказать, что замедления процесса приемки не произошло, мы рассчитываем, что и с сигаретами таких проблем не возникнет.
Что на самом деле беспокоит – это отсутствие разделения проекта на этапы. По существующему законодательству, уже с 1 марта и производители, и оптовики, и розничное звено должны одновременно заработать. И не маркированных остатков не должно оставаться. Очевидно, что сразу это сделать невозможно, переход должен быть поэтапный, и это необходимо закрепить законодательно.
Андрей Кириллов, (ЦРПТ):
- Шансы того, что обязательный переход всех звеньев цепочки поставок на учет маркированного табака произойдет с 1 марта, ничтожно мал. Проработана схема поэтапности. Основная проблема, с которой мы сейчас работаем – это что делать с немаркированными остатками и каким образом обеспечить параллельный оборот маркированных и не маркированых товаров. До марта нормативно-правовые акты для организации параллельного хождения маркированной и не маркированной продукции будут приняты.
По часовой стрелке: Андрей Николайчик, (X5 Retail Group), Владимир Антонов, (Metro Cash&Carry), Андрей Кириллов, (ЦРПТ), Виталий Билевич, (Бристоль).
В заключительной сессии были представлены проекты внедрения электронных неформализованных документов.
Ирина Басова из FM Logistic выступила с презентацией о внедрении электронных авансовых отчетов сотрудников. Раньше необходимо было вручную заполнять авансовые отчеты и другие формы, передавать их на утверждение руководителям подразделений в четырех юрлицах компании, а потом членам совета директоров в головной офис. Теперь сотрудники могут формировать или загружать документы в одну систему, а руководители – подписывать их квалифицированной электронной подписью, находясь в любой точке мира при наличии интернета.
Ольга Сосницкая ("Евроцемент Груп") рассказала о проекте внедрения Электронных актов сверки. Ежемесячно компания отправляет 5000 своих клиентов акты сверки в xml и excel (для визуализации), что значительно экономит время сотрудников бухгалтерии. Часть клиентов могут обрабатывать акты автоматизированно. Цель компании - довести долю электронных документов в общем объеме актов сверки до 95%, и такой же доли достичь в общем объеме договоров.
Юрий Бакулин и Станислав Ермилов (Metro Cash&Carry) рассказали о новом онлайн сервисе для своих поставщиков товаров и услуг на платформе «Контур.Дисконт». В результате обработки первичных документов и формирования дополнительного соглашения к договору контрагент может получить досрочную оплату за поставленный товар, оказанную услугу или выполненные работы за вознаграждение. Поставщик может получить оплату в течение двух дней с момента подачи заявки и до истечения отсрочки платежа товара или услуги.
Другой проект автоматизации сверки взаиморасчетов представили Алена Конькова (сеть Монетка) и Ксения Белякова (СКБ Контур).
Обработка документов включаа несколько автоматизированных операций: сопоставление по дате, номеру, сумме точно и с допусками, подбор документов из смежных периодов, группировка по параметрам и подчиненности, формирование акта сверки и протокола разногласий, подписание КЭП, а также наследование сопоставлений из предыдущей сверки.
Сверка по 400 операциям вместо 18 часов, заняла 4 часа. Результат был достигнут за счет автоматического сопоставления операций. Сократились трудозатраты на формирование и обмен данными, архивацию итоговых документов.
Марина Капранова и Алексей Салтыков (X5 Retail Group) выступили с презентацией о внедрении новых протоколов EDI для согласования логистических условий поставщиков. С марта 2019 г. X5 Retail Group запускает в электронном виде приложение 4 к договору (EDI сообщение LOGSET), в котором содержатся логистические условия поставки. Также с первого квартала компания планирует внедрить сообщение DELFOR - календари и графики поставок на РЦ. Вместе два сообщения позволят сократить время согласования логистических условий поставки до одной недели с их автоматической загрузкой в SAP, за счет чего будут снижен % недопоставок.
Оксана Андреева (сеть "Магнит") рассказала о проекте перевода транспортной накладной в электронную форму. Если раньше бумажные документы готовили 28 операторов, то теперь документ формируется в системе автоматически, и затраты на ФОТ сократились до нуля. Почти в 10 раз снизилось время оформления отгрузки и приемки, уменьшились затраты на хранение документов. А главное – с электронной транспортной накладной компания обезопасила себя от налоговых рисков при отсутствии документов из-за их потери или несвоевременной передачи водителем в офис.
Динамика внедрения формализованных и неформализованных электронных документов была отражена в результатах исследования "Развитие ЭДО", которое прошло в ноябре 2018 г. Основные выводы по результатам опроса розничных сетей и поставщиков представила Елена Ткаченко, Руководитель проекта Экспертного совета "Электронные документы-эффективная экономика". Исследование также содержит оценку уровня сервиса операторов, информацию об опыте взаимодействия компаний с налоговой и судами, анализ законодательных и технических барьеров в развитии ЭДО.
Ольга Сосницкая ("Евроцемент Груп") рассказала о проекте внедрения Электронных актов сверки. Ежемесячно компания отправляет 5000 своих клиентов акты сверки в xml и excel (для визуализации), что значительно экономит время сотрудников бухгалтерии. Часть клиентов могут обрабатывать акты автоматизированно. Цель компании - довести долю электронных документов в общем объеме актов сверки до 95%, и такой же доли достичь в общем объеме договоров.
Юрий Бакулин и Станислав Ермилов (Metro Cash&Carry) рассказали о новом онлайн сервисе для своих поставщиков товаров и услуг на платформе «Контур.Дисконт». В результате обработки первичных документов и формирования дополнительного соглашения к договору контрагент может получить досрочную оплату за поставленный товар, оказанную услугу или выполненные работы за вознаграждение. Поставщик может получить оплату в течение двух дней с момента подачи заявки и до истечения отсрочки платежа товара или услуги.
Другой проект автоматизации сверки взаиморасчетов представили Алена Конькова (сеть Монетка) и Ксения Белякова (СКБ Контур).
Обработка документов включаа несколько автоматизированных операций: сопоставление по дате, номеру, сумме точно и с допусками, подбор документов из смежных периодов, группировка по параметрам и подчиненности, формирование акта сверки и протокола разногласий, подписание КЭП, а также наследование сопоставлений из предыдущей сверки.
Сверка по 400 операциям вместо 18 часов, заняла 4 часа. Результат был достигнут за счет автоматического сопоставления операций. Сократились трудозатраты на формирование и обмен данными, архивацию итоговых документов.
Марина Капранова и Алексей Салтыков (X5 Retail Group) выступили с презентацией о внедрении новых протоколов EDI для согласования логистических условий поставщиков. С марта 2019 г. X5 Retail Group запускает в электронном виде приложение 4 к договору (EDI сообщение LOGSET), в котором содержатся логистические условия поставки. Также с первого квартала компания планирует внедрить сообщение DELFOR - календари и графики поставок на РЦ. Вместе два сообщения позволят сократить время согласования логистических условий поставки до одной недели с их автоматической загрузкой в SAP, за счет чего будут снижен % недопоставок.
Оксана Андреева (сеть "Магнит") рассказала о проекте перевода транспортной накладной в электронную форму. Если раньше бумажные документы готовили 28 операторов, то теперь документ формируется в системе автоматически, и затраты на ФОТ сократились до нуля. Почти в 10 раз снизилось время оформления отгрузки и приемки, уменьшились затраты на хранение документов. А главное – с электронной транспортной накладной компания обезопасила себя от налоговых рисков при отсутствии документов из-за их потери или несвоевременной передачи водителем в офис.
Динамика внедрения формализованных и неформализованных электронных документов была отражена в результатах исследования "Развитие ЭДО", которое прошло в ноябре 2018 г. Основные выводы по результатам опроса розничных сетей и поставщиков представила Елена Ткаченко, Руководитель проекта Экспертного совета "Электронные документы-эффективная экономика". Исследование также содержит оценку уровня сервиса операторов, информацию об опыте взаимодействия компаний с налоговой и судами, анализ законодательных и технических барьеров в развитии ЭДО.
Победители
Zero paper award - 2018
Zero paper award - 2018
На конференции были объявлены победители Zero Paper Award 2018:
В номинации «Экономический эффект»
Metro Cash&Carry
С проектом автоматизации ускоренного финансирования поставки за дисконт.
В номинации "Инновационность"
"Тандер"
Проект внедрения электронной транспортной накладной.
В номинации "Партнерство"
X5 Retail Group
Внедрение электронного дополнительного соглашения к договору для согласования логистических условий поставки.
В номинации «Экономический эффект»
Metro Cash&Carry
С проектом автоматизации ускоренного финансирования поставки за дисконт.
В номинации "Инновационность"
"Тандер"
Проект внедрения электронной транспортной накладной.
В номинации "Партнерство"
X5 Retail Group
Внедрение электронного дополнительного соглашения к договору для согласования логистических условий поставки.
КОНТАКТЫ:
Елена Ткаченко. Тел.: +7-903-964-91-84, E-mail: tkachenko@0paper.ru
Заира Гайпкуликизи. Тел.: +7-968-549-18-81, E-mail: zaira.gaipkulikizi@ecr-rus.ru
Елена Ткаченко. Тел.: +7-903-964-91-84, E-mail: tkachenko@0paper.ru
Заира Гайпкуликизи. Тел.: +7-968-549-18-81, E-mail: zaira.gaipkulikizi@ecr-rus.ru