Электронная транспортная накладная (ЭТрН) — это не скан бумажной накладной, а набор электронных файлов обмена в утвержденном ФНС формате. Она подтверждает факт заключения договора перевозки груза и содержит те же сведения: кто, что, куда и на каком транспорте везёт. Каждый участник перевозки заполняет свою часть документа — титул — и подписывает ее электронной подписью. Следующий файл формируется на основе предыдущего и содержит сведения о ранее подписанной части; за счет этого цепочка действий защищена от незаметного изменения: нельзя просто «подправить» уже подписанный этап без следа. ЭТрН передается через оператора ИС ЭПД, а сведения направляются в государственную систему ГИС ЭПД.
Правовая основа: Федеральный закон от 08.11.2007 № 259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта» (ст. 8, 18.1); Постановление Правительства РФ от 21.12.2020 № 2200 (форма накладной, Прил. № 4).

С 1 сентября 2026 года транспортная накладная по общему правилу должна оформляться в электронной форме. Это предусмотрено Федеральным законом от 07.06.2025 № 140-ФЗ: транспортная накладная формируется как электронная транспортная накладная, а соответствующие ЭПД направляются в ГИС ЭПД. До этой даты ЭТрН можно внедрять заранее, чтобы отработать процессы. Исключения (когда после 01.09.2026 допускается бумажная форма) будут установлены отдельным приказом Минтранса — его проект сейчас проходит согласование. В нём предполагаются: режим ЧС/ЧП/военного положения, участие иностранного лица, перевозки не в предпринимательских целях.
Правовая основа: Федеральный закон от 07.06.2025 № 140-ФЗ; Федеральный закон от 02.07.2021 № 336-ФЗ; проект приказа Минтранса (regulation.gov.ru, ID 166281).

Электронные перевозочные документы (ЭПД) — это не только ЭТрН. В их состав входят:
• Электронный заказ и заявка (ЭЗЗ) — подтверждает условия перевозки до её начала (формат: приказ ФНС от 13.02.2023 № ЕД-7-26/108@).
• Электронная сопроводительная ведомость — применяется при контейнерных перевозках (формат: приказ ФНС от 09.12.2021 № ЕД-7-26/1065@).
• Электронный заказ-наряд — для перевозок на условиях предоставления ТС (тот же приказ).
• Электронный путевой лист (ЭПЛ) — разрешение на выезд ТС в рейс (формат: приказ ФНС от 17.02.2023 № ЕД-7-26/116@).
• Электронные экспедиторские документы (поручение, расписка, складская расписка) — с 01.09.2026 (форматы разрабатываются ФНС).
Все они передаются через операторов ИС ЭПД в ГИС ЭПД (259-ФЗ, ст. 18.1; ПП РФ № 931).

Да, если ЭТрН сформирована по установленному формату, подписана надлежащими электронными подписями и передана через оператора ИС ЭПД в ГИС ЭПД, она является юридически значимым документом.

Водитель предъявляет не бумажную копию ЭТрН, а QR-код, сформированный оператором ИС ЭПД на основе сведений из ГИС ЭПД. Сотрудник полиции или Ространснадзора считывает QR-код служебным устройством и получает сведения о перевозочном документе (для этого не требуется доступ в Интернет).

Правовая основа: 259-ФЗ; ПП РФ от 21.12.2020 № 2200 (п. 6 Правил перевозок); ПП РФ № 931.

Транспортную накладную составляет грузоотправитель, если иное не предусмотрено договором перевозки. В электронном виде это означает, что грузоотправитель или уполномоченное им лицо формирует первый титул ЭТрН. Далее документ последовательно подписывают участники перевозки в своих ролях: грузоотправитель, перевозчик, грузополучатель, а в отдельных действиях — водитель или представитель перевозчика.

ИС ЭПД — это информационная система оператора, в которой бизнес фактически работает: создает документы, подписывает титулы, отправляет их контрагентам, получает статусы, подключает водителей и интеграции. ГИС ЭПД — государственная информационная система электронных перевозочных документов. В нее операторы передают сведения и документы, там обеспечивается государственный учет, проверка и доступ контролирующих органов. Разница простая: ИС ЭПД — рабочий сервис для участников перевозки; ГИС ЭПД — государственный контур, куда поступают сведения и через который проверяются ЭПД. Бизнес подключается к ГИС ЭПД через операторов ИС ЭПД.

Операторы ИС ЭПД — это организации, которые предоставляют участникам перевозки сервис для оформления электронных перевозочных документов и при обмене передают документы/сведения в ГИС ЭПД. Проще: это технологический посредник между грузоотправителем, перевозчиком, грузополучателем и государственной системой. Актуальный реестр операторов размещен на сайте Минтранса.

После 1 сентября 2026 года транспортная накладная должна быть электронной и направляться в ГИС ЭПД. Если перевозчик не готов, он рискует нарушить обязанность оформить перевозочный документ в установленной форме; ст. 12.3 КоАП РФ устанавливает ответственность водителя за отсутствие документов, предусмотренных ПДД. Для грузополучателя отдельный риск — простой транспортного средства на выгрузке: если выгрузка/приемка затягивается по его вине, перевозчик может предъявлять требования за простой по договору и нормам о погрузке/выгрузке.

До 1 сентября 2026 года для многих перевозок возможен переходный период, когда часть контрагентов уже работает с ЭТрН, а часть остается на бумаге. После 1 сентября 2026 года по документам, которые должны оформляться электронно, бумажный режим перестает быть обычной альтернативой: транспортная накладная должна быть электронной, если конкретный случай не попал в предусмотренное исключение. Поэтому смешанный режим стоит рассматривать только как временный этап подготовки. Практически нужно сегментировать контрагентов, заранее провести подключение и не оставлять ключевые маршруты на бумаге к дате обязательного перехода.