Электронная транспортная накладная (ЭТрН) — это не скан бумажной накладной, а набор электронных файлов обмена в утвержденном ФНС формате. Логика такая: каждый участник перевозки заполняет свою часть документа — титул — и подписывает ее электронной подписью. Следующий файл формируется на основе предыдущего и содержит сведения о ранее подписанной части; за счет этого цепочка действий защищена от незаметного изменения: нельзя просто «подправить» уже подписанный этап без следа. ЭТрН передается через оператора ИС ЭПД, а сведения направляются в государственную систему ГИС ЭПД.

С 1 сентября 2026 года транспортная накладная по общему правилу должна оформляться в электронной форме. Это предусмотрено Федеральным законом от 07.06.2025 № 140-ФЗ: транспортная накладная формируется как электронная транспортная накладная, а соответствующие ЭПД направляются в ГИС ЭПД. До этой даты ЭТрН можно внедрять заранее, чтобы отработать процессы. При этом ожидается отдельное регулирование Минтранса с перечнем случаев, когда транспортная накладная сможет оформляться на бумаге как исключение из общего электронного порядка. Поэтому сейчас лучше планировать переход как обязательный: выбрать оператора ИС ЭПД, подключить подписи, проверить контрагентов и провести пилот.

По общему правилу транспортную накладную составляет грузоотправитель, если иное не предусмотрено договором перевозки. В электронном виде это означает, что грузоотправитель или уполномоченное им лицо формирует первый титул ЭТрН. Далее документ последовательно подписывают участники перевозки в своих ролях: грузоотправитель, перевозчик, грузополучатель, а в отдельных действиях — водитель или представитель перевозчика. На практике важно заранее закрепить, кто именно в компании создает ЭТрН, кто проверяет данные о грузе, маршруте, ТС и водителе, кто подписывает по КЭП/МЧД, и кто отвечает за исправления или спорные ситуации..

Операторы ИС ЭПД — это организации, которые предоставляют участникам перевозки сервис для оформления электронных перевозочных документов и при обмене передают документы/сведения в ГИС ЭПД. Проще: это технологический посредник между грузоотправителем, перевозчиком, грузополучателем и государственной системой. Актуальный реестр операторов размещен на сайте Минтранса.

Да, если ЭТрН сформирована по установленному формату, подписана надлежащими электронными подписями и передана через оператора ИС ЭПД в ГИС ЭПД, она является юридически значимым документом. Налоговой такой документ нужен для подтверждения перевозки и расходов; контролирующие органы получают сведения через ГИС ЭПД.

После 1 сентября 2026 года транспортная накладная должна быть электронной и направляться в ГИС ЭПД. Если перевозчик не готов, он рискует нарушить обязанность оформить перевозочный документ в установленной форме; ст. 12.3 КоАП РФ устанавливает ответственность водителя за отсутствие документов, предусмотренных ПДД. Для грузополучателя отдельный риск — простой транспортного средства на выгрузке: если выгрузка/приемка затягивается по его вине, перевозчик может предъявлять требования за простой по договору и нормам о погрузке/выгрузке.

Водитель предъявляет не бумажную копию ЭТрН, а QR-код, сформированный оператором ИС ЭПД на основе сведений из ГИС ЭПД. Сотрудник полиции или Ространснадзора считывает QR-код служебным устройством и получает сведения о перевозочном документе.

Работать с ЭТрН нужно в информационной системе электронных перевозочных документов — ИС ЭПД. Обычно пользователь видит ее как веб-кабинет, мобильное приложение или интеграцию в 1С/TMS/ERP/WMS. ИС ЭПД предоставляет оператор, включенный в реестр операторов ИС ЭПД. Через эту систему создаются, подписываются, отправляются и получаются ЭПД, а сведения автоматически передаются в ГИС ЭПД. Напрямую в ГИС ЭПД бизнес не «загружает» документы самостоятельно: обмен организует оператор.

Да, интеграция возможна и обычно нужна при регулярных перевозках. Из ERP/TMS/WMS можно передавать сведения о заказе, грузе, адресах, контрагентах, ТС и водителе, а обратно получать статусы подписания, идентификаторы, замечания и закрывающие данные. Начинать можно с веб-кабинета, но при большом объеме перевозок ручной ввод быстро станет источником ошибок. Перед интеграцией нужно очистить справочники адресов, контрагентов, номенклатуры и согласовать, какая система является «источником правды».

До 1 сентября 2026 года для многих перевозок возможен переходный период, когда часть контрагентов уже работает с ЭТрН, а часть остается на бумаге. После 1 сентября 2026 года по документам, которые должны оформляться электронно, бумажный режим перестает быть обычной альтернативой: транспортная накладная должна быть электронной, если конкретный случай не попал в предусмотренное исключение. Поэтому смешанный режим стоит рассматривать только как временный этап подготовки. Практически нужно сегментировать контрагентов, заранее провести подключение и не оставлять ключевые маршруты на бумаге к дате обязательного перехода.

ЭТрН — только один из ЭПД. С 1 сентября 2026 года в электронной форме и с направлением в ГИС ЭПД должны оформляться также заказ (заявка) на перевозку грузов, экспедиторские документы (поручение экспедитору, экспедиторская расписка, складская расписка), грузовая накладная для воздушных перевозок и транспортная железнодорожная накладная. В действующем контуре ИС ЭПД также используются электронный путевой лист, электронный заказ-наряд, электронная сопроводительная ведомость и электронный договор фрахтования.

ИС ЭПД — это информационная система оператора, в которой бизнес фактически работает: создает документы, подписывает титулы, отправляет их контрагентам, получает статусы, подключает водителей и интеграции. ГИС ЭПД — государственная информационная система электронных перевозочных документов. В нее операторы передают сведения и документы, там обеспечивается государственный учет, проверка и доступ контролирующих органов. Разница простая: ИС ЭПД — рабочий сервис для участников перевозки; ГИС ЭПД — государственный контур, куда поступают сведения и через который проверяются ЭПД. Бизнес подключается к ГИС ЭПД через операторов ИС ЭПД.